19 de jan de 2015

Como organizar contas, documentos, etc!#Segunda-Feira

Essas dicas achei essencial para manter todos os documentos em um lugar correto.


Organizando os documentos da casa !
Quem nunca teve uma gaveta ou pastas espalhadas pela casa com vários papeizinhos que não sabe como começar a organizar e ainda se desespera só de pensar nisso?
São recibos de compras, notas fiscais, extratos bancários, contas antigas, tudo misturado.
E, quando chega a época de declaração do imposto de renda, são noites sem dormir à procura da declaração do ano anterior.
Se você se identificou com estas situações, tenha certeza que não é difícil deixar todos os documentos da casa – e também os seus – organizados.
Veja nossas dicas de como começar:

Primeiros passos para organizar contas e documentos:

Programe na sua agenda uma tarde para começar a colocar em ordem a papelada, como se fosse um compromisso.
Depois do 1º dia, você verá o resultado da arrumação e terá estímulo para continuar.
Pegue uma caixa de sapato vazia que tenha em casa e passe por todos os cômodos da sua casa procurando qualquer tipo de papel.
Veja embaixo do sofá e de armários, gavetas da cozinha, não se esqueça de nenhum cantinho. Coloque todos os papéis que encontrar na caixa, mesmo aqueles que você sabe que são para jogar fora.
Quando terminar a varredura, pegue um saco de lixo e encontre um espaço da casa disponível para jogar todos os papéis da caixa no chão e começar a separá-los.
Se tiver alguma pasta com documentos, leve-a também para a seleção.
Divida-os em categorias de acordo com o que você for encontrando: recibos de compras à vista, comprovantes de compra do cartão de crédito, contas, propaganda, bilhetes, certidões, contratos etc.
Vá jogando direto no saco de lixo o que você tem certeza que não é mais útil.

Selecionando e catalogando contas e documentos:

Depois que formar várias pilhas de papéis, faça uma triagem e veja o que realmente precisa ser guardado.
Para conseguir se livrar de bastante coisa, lembre-se que, se você puder obter a mesma informação que consta no papel na Internet, jogue-o fora sem pensar 2 vezes!
Depois, em um bloco de notas, faça uma lista das categorias e subcategorias para os seus papéis.
Divida em contas, recibos, documentos pessoais, manuais etc.
Verifique o espaço que você terá para guardar a papelada: se é uma mesa com computador, invista em um bom gaveteiro embaixo da mesa para arquivar os documentos em pastas suspensas ou pastas arquivo, do tipo sanfonadas.
Se não tiver uma mesa, aproveite algumas prateleiras de um armário ou compre prateleiras para colocar na parede do quarto de hóspedes, por exemplo.
A partir do espaço disponível para armazenamento, compre ou utilize pastas vazias em casa para organizar.
Existem arquivos e pastas de diversos tamanhos e cores nas papelarias, compre o suficiente para guardar tudo e também deixe algumas pastas e utensílios extras para quando precisar.
Selecione objetos de cores alegres e terá uma área cheia de estilo na sua casa!
Arquivo Geral

Organizando as contas:

casa-documentosNas pastas de arquivo, escreva na etiqueta da frente o nome da categoria principal, por exemplo, “Contas pagas 2012”.
Na parte de dentro da pasta escreva as subcategorias em cada aba, como “Aluguel”, “Condomínio”, “Iptu”, “Luz” etc.
Você pode organizar por ordem alfabética ou por tipos, como: as primeiras abas são para contas de moradia, depois são os cartões de crédito, depois os estudos e por aí vai.
Comece a pegar as contas do topo da sua pilha no chão e manuseie cada papel apenas uma vez.
O trabalho irá durar menos tempo do que imagina se seguir esta regra.
Veja primeiro a data e vá criando uma nova pilha de acordo com o ano que for encontrando.
Você deve usar uma pasta de arquivos diferente para cada ano, seguindo o mesmo procedimento em todas.
Tenha outra pasta do tipo comum, sem abas, para “Contas a Pagar”.
Ali ficam as contas conforme elas forem chegando.
Se você paga todas de uma única vez, fica fácil achá-las no dia do pagamento.
Se você paga no dia do vencimento de cada uma, anote em uma agenda os dias de cada conta e também ficará fácil achar a que vence naquele dia.
Depois, cada conta deverá ir para a pasta das contas pagas, na aba correspondente, com o comprovante de pagamento anexado.
No final de cada ano, compre uma nova pasta sanfonada e comece a guardar as contas pagas de janeiro já na nova pasta.
A do ano que terminou vai para o espaço destinado ao arquivo de documentos da casa.

Organizando os manuais e notas de produtos:

Mantenha todas as notas fiscais, manuais e garantias de bens duráveis como TVs e computadores guardados em uma pasta separada, só para este fim, etiquetada na frente.
casa-documentos-8Pastas com folhas de plástico dentro ou um fichário de folhas plásticas servem perfeitamente.
Em cada folha pode-se colocar, no mínimo 2 documentos, um de frente e outro no verso.
Assim, quando precisar consertar ou revender algum dos bens mais tarde, saberá onde encontrar sua documentação.
Esta pasta também deve ser guardada no arquivo de documentos da casa.

Organizando os recibos:

Os recibos, tão necessários para a declaração de imposto de renda, são os papéis que mais se acumulam pela casa.
Em uma simples ida ao supermercado e à farmácia, por exemplo, já acumulamos aqueles pedacinhos de papel na nossa bolsa ou no bolso da calça. E, quando chegamos em casa, colocamos no primeiro móvel que vemos pela frente.
Para começar a organizá-los desde que entram na nossa casa, tenha uma caixinha na entrada, perto de onde ficam as chaves, para colocá-los, e avise à família toda o que deve ficar ali.
Senão, daqui a pouco, até papel de bala você irá encontrar na caixinha.
Faça o mesmo método de seleção das contas e documentos pessoais e escreva as categorias ou subcategorias mais adequadas para cada recibo em um bloco.
Escreva as categorias, em cada aba, na caixa ou pasta que escolheu para organizá-los.
Uma boa dica é utilizar uma caixa de arquivo portátil. Ele pode ser armazenado de forma segura e também levado para a mesa quando estiver trabalhando nas suas finanças pessoais.
Separe os recibos pelo mês, de janeiro até dezembro. Isso irá facilitar a sua procura no meio de tantos documentos.
Pegue cada papel uma única vez e guarde-o na pasta correspondente.
Se o recibo for muito pequeno ou quase ilegível, cole-o ou grampeie-o em uma folha de papel e escreva as informações mais relevantes na própria folha: data, categoria, a finalidade da despesa, o valor etc.
No final do ano fiscal, pegue a caixa ou pasta categorizada e guarde em caixas-arquivo de papelão ou plástico. Inicie uma nova pasta para o ano seguinte.
Recibos também podem ser organizados digitalmente: digitalize-os e armazene-os em seu computador pessoal.
Faça várias pastas seguindo o mesmo sistema de organização das pastas físicas.
Vai dar mais trabalho para digitalizar tudo, mas, por outro lado, não ocupa espaço como os papéis!

Organizando os documentos pessoais:

O mesmo padrão de organização das contas pode servir para os seus documentos pessoais.
É preciso fazer uma triagem do que você pode jogar fora e do que vai guardar, para então, dividir em uma pasta sanfonada ou em uma caixa de pastas suspensas.
Certidões, documentos bancários, documentos pessoais como identidade, CPF e título de eleitor, contratos de trabalho, tudo deve ser organizado em categorias.

 Organizando a papelada das crianças:

Um dilema nas casas com crianças é: onde guardar os desenhos que eles fazem? Uma maneira criativa é fazer uma parede do quarto deles como “exposição” dos desenhos mais recentes.
Cole-os com fita dupla face nas paredes e vá renovando a cada semana ou quinzenalmente.
Ou então, prenda um barbante de um lado ao outro do quarto, em paredes opostas, e faça um “varal” de desenhos, com pregadores de roupa coloridos segurando-os no barbante.
Quando novos desenhos chegarem, veja junto com a criança o que será guardado e o que pode ser jogado fora.
Os que ficaram podem ser guardados em uma pasta bem grossa.
Tenha uma pasta para cada criança e, a cada 6 meses, veja se ela concorda em jogar os mais antigos fora.

Como manter a papelada em ordem:

Para manter a papelada organizada, basta levar o documento para seu devido lugar assim que abri-lo.
Por exemplo, se a conta de telefone chegou, guarde-a na pasta “Contas a Pagar”.
Se recebeu uma propaganda que não lhe interessa, rasgue e jogue no lixo. Isso não leva mais de 2 minutos e você evita que a pilha de papéis comece de novo.
Resista à tentação: pasta “Arquivar” ou “Variados” é um convite ao caos!
Essa pasta é aquela em que você vai colocando vários papéis para quando tiver tempo de guardar cada um, certo?
Pois a verdade é que você nunca vai ter tempo para isso e a pasta vai aumentando de tamanho a cada dia.
O tempo que você leva para colocar o documento nesta pasta é o mesmo que você levará para guardar na pasta aonde ele realmente pertence!

Por quanto tempo guardo cada documento?

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É difícil encontrar alguém com espaço disponível em casa para guardar todos os papéis e documentos que possui.
Saber o tempo necessário para se guardar cada documento ajuda a não acumular tanto papel.

Veja na lista abaixo o tempo de armazenamento de cada um:

Imposto de Renda, IPTU, IPVA, contas de água, luz, telefone e gás – 5 anos
Contratos de seguro (incluindo Seguro Saúde) – 1 ano
Plano de saúde – 5 anos
Contrato de aluguel – 3 anos
Pagamento de condomínio – 5 anos
Pagamento de aluguel – 3 anos
Prestação da casa – 5 anos
Mensalidades escolares – 5 anos
Nota fiscal de produtos ou serviços: prazo de vida útil do produto
Contratos de seguro – 1 ano
Prestação da casa – 5 anos
Contracheque / holerite – 5 anos
Notas de serviços de profissionais liberais – 5 anos

 Reserve algumas horas do seu dia e organize seus documentos. Que tal começar agora?
 Até a próxima !